¿Cómo Hacer Un Oficio? Tipos, Características

Este documento se realiza con el objetivo de informar a través de escrito o redacciones cumpliendo un protocolo, al principio estas redacciones eran dirigidas a empresas completamente del gobierno, actualmente puede ser dirigida a cualquier organización o persona. En este artículo te enseñamos cómo hacer un oficio...

Un oficio es un documento que se realiza con la finalidad de realizar una comunicación formal u oficial, estos pueden estar dirigidos a una persona, a una institución pública o privada.

Tipos de oficios

Los oficios pueden clasificarse en dos tipos:

1.- Simple:

Este tipo de manuscrito es usado para participar decisiones, comunicar, manifestar, expresar, enviar, gestionar, saludar, recordar actividades y eventos, reorganizar labores y para suministrar cualquier información a un solo destinatario.

Características de un oficio Simple

Las características de este tipo de oficio son:

1. Vas enviado a un solo destinatario
2. Existen ya formatos destinados para realizar el oficio simple.
3. El oficio simple se le utiliza un original y una copia.
4. Lleva escrito del lado derecho la palabra oficio.

Ejemplo de cómo hacer un oficio simple:

2.- Oficio Múltiple:

Este documento va destinado a varias personas, o departamentos. Este utilizado para enviar ordenes, instrucciones, observaciones y sugerencias enviados a distintos departamentos y oficinas.

Características de un oficio múltiple:

• Tiene varios destinatarios.
• La redacción va dirigida sin distinción de cargo ni departamento son tratados de igual forma.
• Este documento debe redactarse en tercera persona en singular.
• Usa distribución entre departamentos en vez de copia.
• Lleva escrito del lado superior derecho oficio múltiple

Ejemplo de un oficio múltiple:

4.- De transcripción:

Este consiste en transcribir el contenido de otro oficio tal cual, es decir, sin hacerle ninguna variación, es de destacar que por ser escrito igual este debe de ir dentro de comillas.

Ejemplo de un oficio Transcripción

5.- Administrativo:

Lo utilizan las organizaciones y empresas para formalizar notificaciones o confirmar gestiones y acatamientos.

Ejemplo de un oficio Administrativo:

Elementos o estructura de un oficio

Este documento debe de estar estructurado de la siguiente forma:

• Membrete Cada empresa y organización contienen un membrete la cual es imprescindible colocarlo.
• Nombre del año Designación que se le otorga al año en proceso.
• Fecha y lugar Ubicado en la franja de arriba del documento y debe seguir el orden: el lugar donde será enviado el escrito, el día, el mes, y años en actual.
• Numeración En esta área se trascribe la palabra oficio en mayúscula, continuando con el número de registro y esto a su vez se separará por una línea inclinada, siguiendo con los símbolos de la oficina de donde proviene en mayúscula y por último el año en curso separado por una línea inclinada.
• Destinatario En este espacio se trascribe el nombre, cargo, y el destino de la persona a de manera resumida al que recibe el manuscrito.
• Asunto El asunto va escrito todo en mayúscula y posterior dos puntos luego se realiza un resumen detallando lo que luego se expresara en el contenido.

• Referencia Este espacio se hace uso solo en casos específicos como indicar dictámenes, mandatos, ordenanzas o acuerdos, va escrito en letras mayúsculas

• Contenido o cuerpo Está ubicado en el centro del manuscrito en él se especifica el mensaje exacto y claro.
• Despedida En esta área se debe mostrar saludo, atención y amabilidad.
• Firma y pos firmaLa firma se asienta a mano. Pos firma se trascribe el nombre y apellido de la persona que está firmando el manuscrito, su cargo y departamento al que pertenece y el sello del mismo.
• Iniciales En mayúscula se colocan las abreviaturas del remitente del documento y en minúscula las siglas de la persona que lo escribió.
• Anexos En este espacio se coloca los documentos que se han adjuntado al oficio como invitaciones, reconocimientos, sumarios.
• Distribución Habitualmente se usa en los oficios múltiples indicando los departamentos y las personas a quienes van enviado el manuscrito.

Características de un oficio

Las características de un oficio tanto interior como exterior son las siguientes:

• Lo habitual es que la hoja debe estar entre 20 a 22 cm desde la base y de 31 a 33 cm de altura.
• Las características de la hoja deben ser de calidad, es por ello que se selecciona el papel de hilo.
• El papel debe ser blanco, dejando las de colores para las copias y las circulares internas.
• La tinta debe ser color negro o azul oscuro.
• En la parte inferior del membrete se debe ubicar el número de oficio.
• Habitualmente el escrito debe de llevar el sello del departamento que envía el manuscrito.
• La transcripción debe ser comprensible, sencilla, formal, breve, verídica y amable.
• Se debe realizar un original y copia.
• Es aconsejable realizar a mano.

Recomendaciones para redactar un oficio

El oficio es el medio de comunicación que se lleva a cabo en una organización, departamentos y oficinas, es por ello que al momento de redactarlos se debe conocer cuál es el procedimiento para escribirlos.

Es importante al momento de redactarlos tener un lenguaje claro, preciso, formal y información verídica con la finalidad que la información que se quiere dar a conocer llegue al personal y sea comprensible para los que reciben el documento.

Ejemplo de un oficio:

Seguidamente se muestra como debe de estar redactado un oficio:

Conclusión

El oficio se entiende como un documento protocolar de carácter oficial, que tiene la finalidad de notificar, regularizar y comunicar, información entre departamentos, oficinas y empresas tanto privados como públicos.

Un oficio bien redactado permite entender con claridad la información que se quiere hacer llegar, difundiendo tanto externo a la empresa, como interno dentro de la organización entre las oficinas, especialmente entre las personas de alta gerencia y los subordinados.

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