Cómo Redactar Un Oficio De Petición, Paso A Paso

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Todo el mundo debe aprender a cómo redactar un oficio de petición. El propósito de este tipo de oficio, como su nombre lo indica, es realizar una petición (pedir algo) al destinatario.

Puede ser para solicitar una contribución benéfica, para solicitar la posibilidad de realizar un examen perdido, o para conocer a una persona experta en su campo o finalmente para solicitar un documento para su trabajo, pero el estilo siempre será el mismo.

Prepárate para redactar un oficio de petición

 

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  1. Recoge ideas:

Para escribir una oficio clara y eficaz, es fundamental que comprendas claramente su significado y propósito.

  • Una buena forma de aclarar la mente es tomar una hoja en blanco y titularla "por qué estoy escribiendo este oficio", "el propósito de este oficio" y "otros pensamientos".
  • Sin preocuparte demasiado por los detalles, tómate un tiempo para escribir tus ideas en la hoja. Haz una lista de las razones que te llevaron a escribir el oficio, lo que esperas obtener y cualquier otra información que consideres apropiada para incluir.
  1. Piensa en la persona que la leerá.

Para utilizar el tono adecuado, es fundamental entender quién es tu interlocutor. Después de haber hecho una primera reflexión, escribe en otra hoja lo que sabes sobre el destinatario del oficio.

  • Por ejemplo, ¿cuál es la posición de esta persona, en qué puede serle útil? ¿Esta persona tomará la decisión final con respecto a su petición o decidirá si se la pasa a quien sea responsable?
  • Debe considerar la competencia del destinatario con respecto al tema sobre el que está escribiendo. Si el lector no es particularmente competente, se necesitará una forma de escritura diferente (por ejemplo, utilizando un lenguaje más simple y proporcionando más información) que si el lector es un experto en el tema.
  1. Haz un borrador.

Antes de comenzar a escribir el oficio en sí, haz un borrador para organizar tus pensamientos de una manera lógica y coherente.

  • Considera los puntos principales y secundarios en apoyo del primero. Organiza tus ideas de una manera que tengan sentido para el lector.

Estructura de un oficio formal para petición

El oficio de petición forma parte de los oficios comerciales y debe tener:

  • membrete de la empresa,
  • iniciales del departamento,
  • número de oficio,
  • lugar y fecha,
  • destinatario,
  • asunto,
  • saludo,
  • cuerpo del texto,
  • despedida,
  • firma.

Cómo debes escribir el oficio de petición

  1. Utilice el formato correcto.

Para causar una buena impresión, debes utilizar el formato profesional adecuado.

  • En la esquina superior izquierda, debes indicar tu dirección completa, fecha y dirección completa del destinatario. Deja una línea entre cada una de esta información.
  • También puedes insertar el asunto después de la dirección del destinatario, pero no es obligatorio.
  1. Empieza con saludos.

Comienza el oficio con una forma de saludo, respetuosa y apropiada.

  • Si conoces a la persona a la que le escribes, puedes comenzar usando su nombre, por ejemplo, "Estimado Tim". De lo contrario, deberá usar el apellido y el título (por ejemplo, Dr., Sr., Sra.).
  • Si no conoce el apellido de la persona a la que está escribiendo, utilice una forma de saludo como "Estimado señor", "Estimada señora" o "A quién a quién".
  1. Escribe un párrafo introductorio.

En el primer párrafo de cada oficio de petición, debe presentarse y explicar de manera clara, pero breve, el motivo del oficio; por ejemplo, "Le escribo con la esperanza de que considere la posibilidad de donar una contribución a la Asociación Fulano".

  • Si ya ha tenido contacto previo con el destinatario del oficio, el párrafo inicial será una oportunidad para recordar la naturaleza de su asociación o el contacto que ha tenido en el pasado.
  • Por ejemplo: "Soy alumno de tu curso de Literatura" o "Soy el presidente de la Fundación Benéfica Pinco Pallino, entidad a la que has aportado generosas cantidades durante los últimos diez años" o "Te contacté el mes pasado por la posibilidad de un viaje escolar a su parque de atracciones".
  • Establecer contacto no solo es útil para el destinatario, sino que también sirve para enfatizar la afinidad contigo, lo que podría aumentar las posibilidades de que tu petición sea concedida.
  1. Escribe el cuerpo del oficio.

En el cuerpo del oficio, deberás proporcionar información más específica sobre tu petición. Esta es una oportunidad para decir exactamente lo que está pidiendo y por qué debe cumplirse tu petición.

  • Se especificó, pero breve. Debes explicar claramente lo que está preguntando y por qué la pregunta merece atención, pero no debes contar la historia de tu vida.
  • Ve directamente al punto de lo que está preguntando. Tu interlocutor debe entender bien lo que quieres. Por ejemplo: "Espero que considere repetir su generosa contribución nuevamente este año", o "Me gustaría pedir la oportunidad de enviarle este documento nuevamente".
  • Sé cortés y usa un tono apropiado para el lector.
  • Cíñete a los hechos y controla las emociones. Si tienes que hablar sobre tus impresiones y emociones, céntrate en los hechos y no te dejes llevar por las emociones, por ejemplo, "Me decepcionó mucho la votación", no "¡Estoy tan enojado por esta votación!"
  1. Escribe un párrafo de cierre.

 En el párrafo final, informa al destinatario de cualquier plazo con el que tenga que lidiar y agradece la consideración que le dará a tu petición.

  • Por ejemplo, si necesitas información o una cita con alguien antes de una fecha determinada, menciónelo en la conclusión del oficio de forma educada pero clara.
  • Incluso si tu petición finalmente no será concedida, el hecho de que se hayan tomado el tiempo de escribir tu oficio es digno de agradecer.
  1. Agrega un saludo.

Se necesita una forma de cierre cortés y apropiada. Algunas opciones son "Respetuosamente", "Atentamente", "Atentamente", seguidas de tu nombre.

  • Si envía un oficio tradicional, deja algunas líneas en blanco entre los saludos y tu nombre impreso. En este espacio, haz tu firma con bolígrafo.
  • Si adjunta al oficio debes indicarlo después de los saludos,
  1. Corrige y reescribe el oficio.

 Lee el oficio con atención para asegurarte de que lo que escribiste sea claro, fluya bien y logre los objetivos que estableciste. Realice los cambios necesarios.

  • Una buena forma de evaluar si tu oficio está bien escrito es leerla en voz alta. Esto te ayudará a encontrar palabras que puedes haber omitido y te permite saber si fluyen bien y tienen el tono correcto.
  1. Mira la versión final.

Después de hacer las correcciones necesarias, haz una revisión final para verificar que no haya errores tipográficos o gramaticales.

  • Sería bueno que otra persona lo lea. Es fácil pasar por alto tus errores.

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Consejo para redactar un oficio de petición

  • Asegúrate de que tu petición sea lo más sencilla posible de cumplir proporcionando a tu interlocutor la mayor cantidad de información posible para que pueda cumplir con la petición. Por ejemplo, si escribe para obtener referencias, incluya su currículum.
  • Asimismo, asegúrate de llegar al objetivo real del oficio. Demasiada información, especialmente si no es importante para el lector, podría distraer y confundir.
  • Asegúrate de que tu petición sea persuasiva pero no pretenciosa.

Advertencias antes de redactar un oficio de petición

  • Los errores tipográficos y gramaticales pueden hacer daño en comparación con un oficio bien escrita sin errores. Pueden distraer al lector y dar la impresión de que no has prestado suficiente atención. Siempre se trata y siempre que sea posible que otra persona lo lea.
  • No intentes manipular al destinatario con apelaciones, amenazas o promesas emocionales poco realistas. Estas cosas son más ofensivas que convincentes.

Ejemplo de un oficio de petición de apoyo económico

Aquí le dejo un ejemplo de oficio de petición formal, para pedir al gobierno ayuda financiera por enfermedad.

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