Cómo Redactar Un Oficio En 7 Pasos

Es común que al tener que hacer trámites comerciales en Venezuela te encuentres confundido sobre cómo proceder, pues cada material posee una estructura diferente. Por ello, en este artículo te enseñaremos cómo redactar un oficio formal de manera fácil y profesional siguiendo pocos pasos.

La redacción comercial tiene pautas muy específicas, que si las aprendes, lograrás hacer de tu escrito un aporte serio y de buena calidad para comunicarte, hacer peticiones y hasta solicitudes. El oficio se realiza con planificación y estructuras, y es justo lo que te enseñaremos a hacer.

Índice

¿Qué es un oficio?

Tal vez lo conozcas por otros nombres o denominaciones, pero oficio es la expresión que se le asocia a un documento que tiene un fin en específico; el de comunicar e informar de manera oficial. Por ese motivo, se le asocia siempre con actividades comerciales y gestiones legales.

Se puede utilizar para dirigirse a entes públicos y también privados, además, tiene la particularidad de que va personalizada a un destinatario al que quieras brindarle servicio o datos. Por otra parte, es común su uso dentro de instituciones oficiales, pues funciona como un correo interno.

El oficio puede ser escrito con distintos propósitos, y aunque existan parámetros para organizar el documento según sea el caso, lo importante es expresar el objetivo de manera clara y coherente. Como se trata de algo formal, no pueden emplearse modismos en la escritura, y esto es esencial.

Con este material serás capaz de hacer una solicitud a cualquier compañía, generando una buena impresión y un estatus respetable a lo que estás diciendo. Solo hay que clasificarlo, ordenarlo y escribirlo según sea tu necesidad especial, pues es flexible y adaptable a la intención que poseas.

Cómo redactar un oficio; clasificación del documento a redactar

Aunque muchos no lo sepan, los oficios se clasifican, pues no siempre tienes la misma idea, solicitud o trámite qué hacer. Esto  s variado, y así mismo resulta el tipo de material que vas a escribir con anterioridad. Para saber cuál debes hacer necesitas hacer una pequeña elección.

Se trata de conocer qué es lo que vas a hacer para luego transformarlo en breves oraciones escritas, que digan exactamente lo que necesitas sin rodeos y con un lenguaje apropiado y respetuoso. Hay elementos que te invitamos a tomar en cuenta cuando vayas a clasificar.

Lugar-Destino

El primero es determinar al lugar a donde necesitas dirigirte. ¿Qué es? ¿Una empresa estadal o privada, o tal vez una persona natural? En este caso tu aprendizaje comienza por separar bien tu intención con el perfil del destinatario, así podrás darte una idea clara de que tono deberás usar.

Lugar de procedencia

No es lo mismo escribir una carta para un ente público de Caracas, Venezuela a hacerlo para una empresa privada radicada en México, Distrito Federal. Así como la intención cambiar y se amolda a cada necesidad y persona, los lugares también influyen mucho en el contenido de tu material.

Es tanto así, que mucho optar por subdividir esta clasificación, denominándolos como el Oficio Interior y el Oficio Exterior. Claro está, se refiere al documento que se usa de manera interna, como en una oficina, por ejemplo, y al que se emite para otro ente distinto, respectivamente.

Si ya trabajaste en una oficina, tal vez te hayas topado con estos oficios interiores muchas veces, pues es la manera habitual con la que los departamentos se conectan entre sí y transmiten información que es útil para lograr un objetivo a gran escala, a corto o largo plazo.

En caso de los oficios exteriores, no se identifican tanto con la labor empresarial, sino más bien con las solicitudes que se realizan a alguna empresa en específico. Por ejemplo, si como persona natural deseas hacer un reclamo formal a una compañía que vende textiles fuera de la ciudad o al Ministerio de Salud.

Cantidad de personas a las que les interesa tu oficio

Cómo redactar un oficio
Cómo redactar un oficio

Si vas a dirigiré al departamento de Recursos Humanos de una transnacional, no es  lógico dirigirte a una sola persona, porque quizás el asunto compete a varios representantes de ese lugar. Por tal motivo, eres responsable de determinar a quién concierne ese asunto para dirigirte a él o ellos.

Si tu oficio es simple, entonces terminarás por escribirle a una sola persona, por ejemplo, Licenciada María Pérez, propietaria del salón de belleza “María”. Existe un solo propietario según tu investigación, entonces el encargado de recibir el documento será esa solo persona y no varias.

También es posible que tu oficio sea lo que denominan como múltiple, pues podría tener diversos propósitos que impliquen a muchas personas o responsable, y es así como deberá trabajarse. Básicamente podrás escribirlo como un oficio simple, solo que harás el llamado a varias personas.

Por esa razón, te recomendamos investigar muy bien a quién le estás hablando, cómo están organizados, qué títulos y cargos poseen para entender a quién es que hay que dirigirse. Además, es una cuestión de estrategia, si quieres ser tomado en serio, vale la pena ser más cuidadoso.

Cómo redactar un oficio de intención formal

En una gestión formal el lenguaje es una acción determinante, pues de esto podría depender que te tome en serio. Además, detalles como el papel donde emitirás su opinión y hasta la letra debería cumplir con un formato estándar, que es aceptado en todas partes y te detallaremos.

La impresión, por ejemplo, se suele hacer en una hoja tamaño carta, que tiene dimensiones de 21 centímetros de  ancho por 27 centímetros de largo, aunque estos son datos aproximados. También es común utilizar la llamada hoja tamaño oficio, que es un poco más grande que la carta.

Con respecto a la redacción, las indicaciones son aún más específicas. Además, hay consejos que puedes seguir para hacerla ver aún más profesional. Puedes comenzar con la idea de que todo va escrito en primera persona, no hagas de tu documento un relato de ficción ajeno a ti.

Además, no deberá ser muy largo, pues se pierde la esencia de las ideas tajantes, parcas y con objetivos de entendimiento rápido. Se recomienda que no excedas las dos páginas, lo que sea que vayas a indicar allí deberá ser resumido, compacto y directo al grano para no recargarlo.

Paralelamente, es bueno tener presente estos detalles, que van a hacer de tu escrito un texto manejable, ameno y con detalles ricos:

  1. El oficio necesita tener una fecha para crear un registro de lo que estás haciendo, eso incluye el día exacto, el mes y el año.
  2. Coloca a quién va dirigido ese comunicado o petición, sobre todo si se trata de una persona. No olvides puntualizar con nombre y apellido quien es, incluso la dirección de su empresa u oficina. Puede que necesitas hacerla más generalizada, por eso es tan popular la frase “a quien o quienes pueda interesar”.
  3. Comienza por el motivo, si estás tomando el tiempo de escribir algo tan formal es porque debe existir un objetivo, al menos el de comunicarle algo a otra persona. Una vez que puntualices eso, podrás brindar los datos con más detalles para explicar qué sucede.
  4. Es posible colocar antecedentes si los tienes, anexos, si lo consideras conveniente, o cualquier material extra que pueda apoyarte o sustentar lo que estás diciendo.
  5. Realiza una despedida adecuada, sin volver a explicar lo que ya colocaste anteriormente. La idea es dejar una impresión positiva y amena para ser tomado en cuenta.
  6. Los oficios se firman para darle validez, sobre todo porque es algo que va conforme a tu necesidad e ideas. Si escribes a nombre de una compañía es posible colocar el sello que le identifique, o un número de registro comercial.
  7. La emisión de tu documento podría ir acompañada de un serial de identificación, aunque esto es algo opcional. Más bien depende de si el sitio de emisión, como la ciudad o localidad, lo exige como parte de los datos de envío.

Carta u oficio de petición

Estos oficios son realizados exclusivamente para solicitar o pedir algo a una persona o compañía, y son particularmente populares en los entes públicos. También funciona para los servicios, por ejemplo, para pedir una carta de recomendación a una compañía en donde hayas trabajado.

La redacción es simple, básicamente igual al oficio formal, consiste en lo siguiente:

  • Fecha exacta de la emisión a la derecha de la hoja.
  • Numeración del oficio.
  • Datos completos de los destinatarios como nombres y dirección.
  • Asunto escrito de manera sencilla y bien explicada. Se claro con lo que quieres expresar, conecta ideas simples y brinda siempre una perspectiva a lo que deseas lograr y por qué necesitas de la colaboración de un tercero.
  • Coloca las referencias y anexos que puedan ayudarte a conseguir tu objetivo. Procura que se relacionen explícitamente con tu caso, que sean realmente necesarios.
  • Finaliza con una conclusión amistosa y formal. Coloca la palabra atentamente y firma con cuidado, acompañado de tu número de identidad para darle la validez necesaria.
  • Si tu oficio va dirigido a varias personas es posible imprimir una o dos copias y enviarlo a donde corresponde, por ejemplo, dos departamentos diferentes de una misma empresa como Recursos Humanos y cobranzas.

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