Cuenta De Cobro. Formato Colombia

La cuenta de cobro formato Colombia, es un instrumento comercial importante que permite recuperar el dinero de algún trabajo o prestación de servicio que hayas realizado, con esta herramienta puedes lograr exigirle a la persona que tiene una deuda contigo.

En este artículo conoceremos todo lo referente a la cuenta de cobro formato Colombia para utilizarlo al momento que necesites que la persona que te debe cancele la deuda, te invito a continuar leyendo.

¿Cómo Funciona la Cuenta de Cobro en Colombia?

La cuenta de cobro es un instrumento comercial que le permite a una persona recuperar un dinero que le adeudan, ya que la misma puede llegar a convertirse en un ingreso para la persona a quien le deben el dinero.

Aunque es utilizada para el cobro de un dinero, la cuenta de cobro por sí sola no posee ningún valor ejecutivo, esto significa que judicialmente para exigir el pago de la cuenta de cobro esta debe estar acompañado por un documento extra que, si tenga un valor jurídico, en este caso puede ser una factura o algún contrato que puedan avalar el cobro de dicha deuda.

La cuenta de cobro no Funciona Como Soporte Fiscal

La herramienta de la cuenta de cobro no funciona como soporte fiscal ya que la legislación tributaria no la contempla de esta manera. En cuanto a esto el estatuto tributario en su artículo 771-2 sólo considera como válido la factura y algún documento equivalente a ella, mas no contempla la factura como soporte fiscal válido.

En el reglamento explícitamente expresa que la cuenta de cobro es un documento no válido, y tiene su valor sólo si las personas están obligadas a emitir una factura.

Formato de una Cuenta de Cobro

La cuenta de cobro al no ser una herramienta válida y formal no tiene un formato único no reglamentario, sin embargo, en ella debes vaciar toda la información necesaria del deudor, esto servirá como un instrumento para la contabilidad de la actividad comercial que realices y de la venta del producto o servicio que has llevado a cabo

En tal sentido un formato de cuenta de cobro debe llevar los siguiente:

Debe especificar el nombre de la persona jurídica a la que se le efectuará la cobranza de bien o servicio, indicando el número del NIT correspondiente.

• Contener la Fecha en la que se genera la deuda
• Para ubicación debe tenerse la Dirección del deudor
• Se debe incluir el número de teléfono, correo
• Se debe identificar la razón social o nombre de la empresa
• El Registro Único Tributario (RUT)
• El concepto de la transacción
• También se debe incluir Información del acreedor, beneficiario o la empresa
• El nombre y apellido del beneficiario
• Se debe también indicar en la cuenta por cobro el monto total de la deuda.
• La Forma de pago
• Debe especificar las retenciones que la empresa realiza y restarla al monto total de la deuda.
• Se debe incluir la firma de quien hace el cobro
• La Firma del deudor
• Esta herramienta debe contener un número secuencial que permita determinar cuál es la negociación correspondiente a la cuenta de cobro.

La finalidad de requerir estos datos es que funcione como un documento general para avalar que existe una deuda, lo que permite que se realice una organización contable y al mismo tiempo facilitar el cobro de la deuda.

A la cuenta de cobro se aconseja anexar una copia del Registro Único Tributario (RUT), con esto permite que el documento sea más formal, sin embargo, es de recordar que tendrá realmente valor cuando es acompañada de una factura o un contrato de valor.

¿Cómo Soportar los Costos y Deducciones Utilizando Cuenta de Cobro?

Es importante tener claro que la cuenta de cobro no es un instrumento válido como soporte fiscal. Por esta razón el contribuyente deberá usar la cuenta de cobro en conjunto con una factura para que este funcione como equivalente a un soporte fiscal.

Esto quiere decir que para que la cuenta de cobro obtenga el valor fiscal es obligatorio que la persona que las reciba emita un documento indicando que tenía una deuda con el proveedor. Esto se efectúa con la finalidad de especificar que una de las partes está solicitando un pago y que la otra reconoce que tiene que cancelar la deuda.

Es importante destacar para que este documento que es emitido por la empresa tenga un valor fiscal debe tener cada uno de los elementos que establece la ley, generalmente este tipo de soporte es emanado por las empresas para reconocer que tienen un compromiso de pago con el proveedor del bien o servicio.

Para que las empresas puedan realizar sus deducciones estas deben anexar a la cuenta de cobro el documento donde se reconoce la cuenta, es de destacar que bajo ningún motivo el proveedor no va asumir la responsabilidad en asuntos fiscales, en el caso de que esté exento de emitir facturas.

En el caso tal que el proveedor del bien o servicio se encuentre en la clasificación de régimen común y se encuentre también obligado a la emisión de facturas, la cuenta de cobro, quedará sin efecto, si esta fuera la situación la empresa lo solicitara solo como carácter informativo. De igual manera el proveedor deberá tener todas las facturas en orden de emisión.

Los Usos Para Personas que Prestan Servicios en el Régimen Simplificado

De acuerdo a lo que anteriormente se ha escrito las cuentas de cobro en su momento pueden llegar a ser usadas como aval fiscal, siempre y cuando se cumplan los pasos establecidos al momento que se presta el servicio o se realice la venta del bien, con la finalidad que exigir de cierto modo el pago de mismo.

Es importante destacar que esto solo lo pueden efectuar aquellas de régimen simplificado del IVA, y que no se encuentren emitiendo ningún documento ni facturas similares, pero que, si estén expidiendo cuentas de cobro en ocasiones particulares, en esta situación esta herramienta se utilizara como aval para solicitar el pago a clientes que no hayan cancelado la deuda.

Es de señalar en casos particulares estos documentos se dan cuando las empresas o personas efectúan transacciones que pertenecen al régimen común y que los mismo han efectuado algún documento que le da a cuenta de cobro un soporte fiscal, en este caso el comprador que no pertenezca al régimen común tendrá que tener necesariamente un documento que avale que le aporte valor fiscal para que este pueda exigir que se le cancele la deuda.

Recomendaciones sobre las cuentas de cobro

Hay que recordar con mucha importancia que las cuentas de cobro no poseen un valor fiscal, y jurídico. Esta es una herramienta comercial que establece que se ha adquirido un compromiso entre dos partes, la que suministra el bien o servicio y la otra parte quien deberá reconocer que está adquiriendo una deuda con el abastecedor.

Con este instrumento de cuenta de cobro les otorga a las figuras jurídicas emitir un documento con carácter fiscal y jurídico, con el cual podrán obtener las deducciones ante los órganos tributarios correspondientes. Por este motivo este motivo es aconsejable que la cuenta de cobro en Colombia cuente con todos los datos descritos anteriormente, con el fin de ayudar a realizar la cobranza respectivamente.

Por otra parte, es importante que las empresas cuenten con una numeración consecutiva para que las empresas les permita tener una relación entre la deuda y el pago.

Si la empresa corresponde al régimen simplificado es recomendable utilizar estos formatos ya que les facilita mantener el control de las cuentas pendientes por cobrar y las que están por pagar.

Finalmente, se puede deducir que la utilización de los formatos de las cuentas de cobro son una herramienta para informar a los clientes que debe realizar el procedimiento pata cancelar las deudas adquiridas con sus proveedores.

Esta cuenta de cobro es considerada únicamente para que los proveedores que están identificados con el régimen simplificado, puedan informar que existe una deuda que se ha contraído por una persona jurídica y que estos a su vez asumen el compromiso de efectuar el pago, todo esto se debe realizar siguiendo cada una de las normativas de la legislación en Colombia.

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