Factura de Ventas. ¿Qué es? Requerimientos y Tipos

En todas las operaciones mercantiles que se realizan es obligatorio que el empresario o comerciante expida un soporte como comprobante de la operación efectuada en el servicio o bien que ha vendido

Es por ello que todo empresario debe conocer el significado y el uso de la factura de ventas así, como también lo que está relacionado a ella, te invitamos descubrir estos detalles en este artículo.

¿Qué es una factura de ventas?

La factura de venta es un documento de carácter legal y mercantil, que manifiesta que se ha realizado una actividad compra-venta por la prestación de un bien o servicio, este comprobante es obligatorio en la realización de cualquier operación mercantil.

Requerimientos para fines Comerciales de la factura de venta

Los requisitos a nivel comercial que debe contener una factura de venta se encuentran los siguientes:

• En primer lugar, esta debe incluir la fecha de vencimiento, si no se encuentra expresada, se considera entonces que tendrá una validez de 30 días, posteriormente a su elaboración.
• En segundo lugar, de contener la fecha de recibida, ella debe incluir los datos de la persona que recibió la factura de venta.
• En tercer y último lugar, las facturas de venta deben tener establecido en sus copias y en el original el precio del servicio o la venta realizada, incluyendo las condiciones de pago, de los mismos.

Es importante destacar que estos tres requisitos deben estar obligatoriamente incluidos para poder considerar la factura de venta como un documento legal, ya que si no se cumplen entonces este documento no tendría valor jurídico- tributario.

Requerimientos para fines tributarios de la factura de venta

Las facturas de ventas también contienen requisito para efectos tributarios con el fin de que se pueda considerar como válida que a continuación se detallan:

• La factura de venta debe de tener un encabezado que indique explícitamente Factura de Venta.
• Y también debe contener identificado el que vende o presta el servicio, así como también la razón social o nombre.
• La factura de venta de tener también identificado quien obtiene el producto o servicio, anexado el nombre o razón social y el IVA que se debe cancelar.
• Debe contener también una numeración progresiva.
• Se debe colocar la fecha en que fue emitida la Factura de venta.
• Concepto o descripción del producto o servicio vendido o prestado.
• Se debe también colocar el valor total de la transacción.
• Debe incluir en los datos de la imprenta que elaboro el documento.
• Se debe colocar el régimen al cual pertenece y la calidad de retenedor.

Tipos de Facturas

De acuerdo a las diferentes operaciones de compra- venta que se realizan existen 6 tipos de facturas que conoceremos a continuación:

• Ordinaria
• Rectificativa
• Simplificada o ticket
• Proforma
• Recapitulativa
• Electrónica

Seguidamente, conoceremos cada una de ellas:

• Ordinaria

Es la factura se utiliza con frecuencia por ello la más importante, este documento otorga la autenticidad que se ha llevado a cabo una actividad económica ya sea de una compra, una venta o la prestación d un servicio, de esta factura, dependerá que los demás tipos de facturas, por eso es importante que se realicen de la manera correcta para que pueda tener fundamento legal.

La factura ordinaria debe tener los datos de la actividad que se está llevando a cabo por lo que debe contener el numero d factura, la fecha de emisión, el nombre y apellido o razón social, dirección fiscal del que emite la factura así, como también quien la recibe, descripción de la actividad que se realiza, IVA, el total a pagar.

• Rectificativa

Esta factura se elabora cuando se amerita realizar una corrección, una modificación o una ampliación una factura ordinaria, esto se efectúa cuando esta no ha cumplido con todos los requisitos legales, si se hacen descuentos, bonificaciones o si se genera la devolución de productos.

• Simplificada o Ticket

La factura simplificada es aquella que no tiene la información fiscal de la persona que recibe la factura, otra diferencia que tiene este tipo de factura es que solo aparece la palabra IVA y el porcentaje del mismo.

Tiene validez fiscal, no puede deducirse el IVA, pero si se indica el gasto. Este tipo de factura las personas lo reconocen como ticket.

Modelo 1. Factura Simplificada

Modelo 2. Factura Simplificada Ticket

• Proforma

Esta factura contiene los mismos detalles que un presupuesto de venta, es por ello que este documento no tiene valor fiscal. Este documento estipula las circunstancias en que se está realizando la venta.

Habitualmente cuando se espera una asignación de recursos por parte del estado o en el caso de una financiación, el comprador requiere una proforma, con la finalidad de tener un comprobante, ya que este tipo de documento es exigido por la administración pública para la entrega del dinero.

La emisión de una factura proforma no produce obligación que se realice la operación esto ocurre solamente cuando se emite la factura ordinaria.

• Recapitulativa

Este tipo de factura agrupa en una sola factura, diferentes operaciones realizadas por un mismo cliente, efectuadas en distintas fechas en un mismo mes. La factura recapitulativa tiene la misma validez en cuanto a legalidad que una factura ordinaria, es por ello que debe cumplir con los mismos requisitos obligatorios.

• Electrónica

La factura electrónica debe contener los mismos requisitos de la factura ordinaria, esta posee el mismo valor legal, la diferencia se encuentra en que la ordinaria es emitida en un papel y la electrónica se realiza como su nombre los dice electrónicamente o digital.

Variantes que pueden tener las Facturas

Las facturas además de sus tipos como ya hemos visto anteriormente, también pose sus variantes como a continuación especificamos:

• Copia de la factura

Es la variante más simple, esta contiene la misma información que la factura original, este documento se genera para que la persona que emite la factura cuente con una copia de la fue entregada al cliente, esta debe llevar impresa la palabra copia.

• Duplicado de una factura

Este documento se efectúa cual el cliente extravía la factura original, esta contiene la misma información que la original, este debe de tener escrito que es un duplicado.

• Proforma

Es denominada también factura proforma, se emite antes de generarse la venta explicando las condiciones de la venta, detallando la oferta. Pero no la venta como tal.

Obligación de Emisión de Factura de Venta

Todas las empresas o personas que realicen operaciones de compra-venta o prestación de servicios están obligadas a la emisión de factura, con la finalidad de dejar una prueba de la transacción comercial que se ha efectuado, omitir esta obligación puede ser causar sanciones legales, delitos tributarios que pueden llegar a ser juzgado por las funcionarios y autoridades del país.

¿Quiénes están obligados a emitir Factura de Venta?

Desde el enfoque tributario y comercial, todas aquellas personas que realicen actividades comerciales están obligadas a expedir facturas. Estas facturas deberán ser requeridas para los siguientes casos:

• Aquellas entidades y personas que sean comprometidos de impuesto sobre las ventas.
• Aquellas se son comprometidas de impuesto al consumo.
• Cuando la actividad comercial compra venta o prestación de servicio sea efectuada a una empresa.
• Las empresas importadoras, los comerciantes, los que realizan ventas o prestadores de servicios a consumidores finales.
• Las empresas o comerciantes están obligados a emitir facturas cuando se haya realizado una venta o una prestación de servicio a una entidad pública.

Datos que debe poseer la Factura de Venta

Para poder considerarse una factura de venta esta debe contener los siguientes requisitos:

• Las facturas deben de tener una numeración correlativa.
• Debe contener fecha de emisión
• Dirección fiscal de la persona que emite la factura, asi como también del que la recibe.
• Descripción o concepto de la prestación de servicio o la operación comercial realizada.
• Se debe colocar el monto sin el impuesto llamada también base imponible.
• Debe llevar el porcentaje del impuesto del IVA y el monto del mismo.
• También debe contener el monto total sumando la base imponible y el monto del porcentaje del impuesto.
• Nombre de la editorial que realizo la factura.

Todas las empresas emisoras de facturas deben cumplir obligatoriamente con estos requisitos para evitar problemas legales, tributarios con la administración tributaria.

Factura de Venta Electrónica

La factura de venta electrónica es también conocida como e-factura de venta, a medida que la tecnología evoluciona, los modelos de factura se convierten también utilizando la tecnología llevando del papel a la o electrónica, sin modificación de las especificaciones, manteniendo la legalidad de la tradicional factura de papel.

Clasificación de Facturas electrónicas

La clasificación de facturas electrónicas puede ser de dos tipos:

• La factura electrónica estructuradas.
• La factura electrónica no estructuradas

Factura electrónica estructuradas

Son las más frecuentes, está constituido por datos que son producidos de forma automatizada donde el emisor de la factura puede enviarla de forma automática a través de los sistemas informático al comprador del bien o servicio.

Facturas electrónicas no estructurada

Son aquellas que son capturadas digitalmente de las facturas de papel, esto imposibilita que se realicen modificaciones, un ejemplo son las que han sido escaneadas o las que están en PDF, es decir, están formadas por imágenes.

Facturas electrónicas y sus Ventajas

Las facturas electrónicas presentan las siguientes ventajas:

• Reducen periodos de tramite incluyendo el cobro.
• Disminuye las equivocaciones que pueden ocurrir con el personal que emite facturas.
• Elimina los costos de impresión y los remesas por postal.
• Reduce el espacio para archivar o para su almacenamiento.
• Optimiza el servicio al cliente.
• Elimina el uso de papel.
• Facilita la guerra contra las estafas.
• Impulsa la evolución de la economía.
• Causa un efecto positivo con el medio ambiente, por la reducción en el uso del papel.

Estas ventajas no podrán concretarse si ciertos sectores de la economía, no logran superar algunos desafíos tales como:

• La aceptación de las pequeñas y medianas empresas a el sistema de automatización con sistemas informáticos, ya que ellas son parte importante de la economía.
• La implementación de sistemas informáticos en las empresas y administraciones públicas.
• El manejo de interfaces de los sistemas de facturación que conlleve a su uso en el intercambio comercial adentro como fuera de la nación.

Procedimiento de facturación electrónica

• El acuerdo de todos los convenios previamente realizados con el cliente en concordancia a las condiciones exigidos para la facturación.
• La emisión y la ejecución del registro de factura para la entrega de los bienes o prestación de los servicios.
• El registro de la factura se basa en el acuerdo realizado con el cliente y se calcula de acuerdo al periodo de emisión de la misma.
• La factura se emite y se guarda un soporte en un archivo electrónico.
• La factura es enviada al cliente a través del sistema electrónico por la compra del servicio prestado o producto.

La factura es un documento indispensable que todo empresario o comerciante está obligado a emitir por la actividad comercial que realice ya sea por una venta o por el servicio prestado, el tipo de facturación que se escoja dependerá también de las operaciones comerciales que se realicen.

Actualmente las empresas se recomiendan adaptarse a nuevas tecnologías ay a sistemas electrónicos innovadores para la emisión de las facturas electrónicas, esto para garantizar el mínimo en errores humanos, así como también, para ayudar al ambiente por el menos uso del papel, por otra parte, la tecnología todos los días cambia y es importante que los empresarios vayan a la par para ir desarrollando y renovándose contablemente, administrativamente y con sistemas informáticos actualizados.

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