Formato De Solicitud De Cotización A Proveedores | Cómo Hacerlo Y Utilizarlo

Un paso que se requiere para realizar compras de productos o contratación de servicios, tanto por parte de empresas como de particulares, es  saber como hacer y usar un formato de solicitud de cotización a proveedores con el fin de lograr la mejor relación costo-beneficio.

Esta cotización puede solicitarse formalmente para fines de prueba futura y también para evitar errores en las especificaciones. Esta solicitud formal se puede realizar por carta, por correo electrónico o directo de alguna página web, según corresponda.

Índice

Formato de solicitud de cotización a proveedores

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Cuándo solicitar una cotización

La cotización es una propuesta para el costo de un contrato realizado por un profesional para brindar el servicio solicitado o los productos a adquirir. Debe solicitarlo siempre que varíen las condiciones de contratación, en función de la empresa o profesional que vaya a prestar un servicio o contrato. Por ejemplo, los trabajos a domicilio, reparación de un electrodoméstico.

Si cuando compras un producto comparas los precios, debes hacer lo mismo cuando vayas a contratar un servicio profesional, por eso lo mejor es pedir más que una cotización.

Ventajas de un formato de solicitud de cotización a proveedores

La cotización te permite conocer de antemano el precio que tendrás que pagar, según el profesional o proveedor elegido. No puedes volver atrás y cambiar el precio que te dio. La cotización es vinculante por lo que allí está establecido y debe ser respetado. Solicite siempre una cotización por escrito y detallado.

¿Está obligado a aceptar una cotización?

No. Para que la cotización sea vinculante y se convierta en contrato, es necesario que expreses tu conformidad, y debes hacerlo por escrito, firmando la cotización.
Si la cotización es firmado por ti y el vendedor, se convierte en un contrato que vincula a ambas partes. Por ello debes y pensar bien antes de firmarlo.

¿Cuánto cuesta una cotización?

Por lo general, las cotizaciones son gratuitas, pero nada impide que establezcan un precio para realizar una cotización. En cualquier caso, deberá informarte del importe que cobrará. Si no lo hace, la cotización será gratuito.

Qué debería incluirse un formato de solicitud de cotización a proveedores

  • La identificación del profesional (nombre y / o denominación social de la empresa, la dirección, el número de identificación fiscal y posiblemente el número de registro mercantil)
  •  El desglose y naturaleza de los servicios a prestar y el suministro de materiales.
  • El precio, ya sea prefijado o determinado mediante criterios directamente vinculados a la naturaleza del servicio (el consumidor debe exigir un desglose del precio)
  • Forma y plazo de pago
  • La fecha de inicio del trabajo.
  • Garantías de prestación de servicios
  • Plazo de entrega del servicio
  • La fecha de vencimiento de la cotización.
  • Suscripción del proveedor de servicios
  • El consumidor puede solicitar que se incluyan en la cotización otras condiciones, como la calidad o las características de los materiales.

Cómo hacer una solicitud cotización a proveedores

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Sepa lo que necesita y cotice con precisión

El principio básico de las buenas citas es saber lo que necesitas. ¿Qué servicio o producto? ¿Cuál es la duración requerida (en el caso de los servicios)? Aproveche al máximo esta información internamente para asegurarse de que las cotizaciones le brinden el rendimiento exacto que espera recibir.

Establecer Procesos

Dibuja paso a paso para solicitar cotizaciones de precios y sigue cada detalle cada vez que necesites realizarlas. Esto asegura que usted o su equipo no se olviden de un elemento importante ni se salten pasos clave.

Tener procesos definidos también es eficaz para igualar el conocimiento. Si usted, por ejemplo, es responsable de la compra y la contratación, pero está ausente o necesita delegar esta actividad, la estandarización garantizará que otro empleado pueda lograr exactamente lo que se espera, sin agujeros.

Estandarice sus solicitudes de cotización

Reiterando lo dicho anteriormente, es muy importante formalizar todos tus contactos con proveedores, profesionalizando y calificando tu marca. Así que no olvides:

  • Utilice preferentemente papel con membrete de la empresa o filigrana, incluso cuando envíe solicitudes de cotización por medios digitales;
  • Identifiqué su empresa en el encabezado o pie de página del documento, nombre de la empresa, dirección y contactos;
  • Enumere su solicitud de cotización, siguiendo un patrón de continuidad que incluso puede ayudar a organizar su periodicidad de compras;
  • Llevar un registro del correo electrónico, teléfono, dirección y nombre del responsable de cotizaciones de cada proveedor, para poder dirigir sus solicitudes con precisión;
  • Feche y firme la solicitud.

Sea detallado en la descripción de lo que necesitas

Con la misma intención que acabamos de comentar, no olvides detallar a los proveedores, en detalle, lo que necesitas. En el caso de elementos complejos, describa cada detalle o variación, medidas, peso, tamaño, forma.

Lo que recopila en sus datos internos debe transmitirse a los proveedores. De esa forma, minimizar la posibilidad de que te envíen cotizaciones que no satisfagan tus necesidades.

Asegúrate de que el proveedor haya recibido la solicitud

Al enviar un correo electrónico, solicite la confirmación de recepción. Incluso puede, en algunos administradores como Outlook, habilitar la opción para recibir una notificación cuando el destinatario reciba el correo electrónico. En el caso de enviar solicitudes impresas, puede imprimir dos copias y solicitar firma y fecha de recibo en una de ellas.

Verifique el período de validez de las cotizaciones recibidas

Así como le preocupa comprobar la validez de los productos que compra, solicite al proveedor que le informe de la vigencia del presupuesto. Por lo tanto, sabrá durante cuánto tiempo puede esperar que los precios cobrados permanezcan fijos y desde cuándo pueden cambiar.

Planifique sus cotizaciones

Tener un plan de compra es básico, así que asegúrese de establecer su programa de cotización. Así, no corres el riesgo de iniciar el proceso tarde, cuando la contratación se ha tornado urgente y requiere tomar medidas que, en la mayoría de los casos, comprometen la calidad de las compras, como saltarse pasos.

Sea cortés y diplomático

Incluso si la máxima de que “el cliente siempre tiene la razón” sigue siendo válida, no olvide que su proveedor también es su socio. Una relación de complicidad y beneficio mutuo es un factor importante para que esta asociación sea duradera. Incluso si es posible que algo no salga según lo planeado, sea diplomático y recuerde la importancia de la gestión de proveedores.

Documentación de cotización

Una cotización de precio no es un compromiso comercial, pero sirve como base para la compra de productos y servicios, y usted planeará actuar de acuerdo con los precios ofrecidos. La documentación formalizada es un instrumento legal para acreditar la oferta.

Por eso, asegúrese de que, en todas las comunicaciones, especialmente en las cotizaciones de precios, sigue el mismo estándar de calidad y profesionalidad.

Modelo de formato de solicitud de cotización a proveedores

Aquí te dejamos un modelo de solicitud de cotización básica para que lo pueda descargar en Word y utilizarlo de acuerdo a tu necesidad.

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Descargue aquí

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